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説明会には前期の業績報告が含まれることが多いため、前年度の決算が確定した時期、通常は6月末から7月初旬に開催されることが多いです。決算月が3月末でない会社の場合は、決算月の3ヶ月後もしくは4ヶ月後の月の初旬になります。

企業によって違いがありますが、TV会議などを活用して全社員を集め、前年度の業績報告、新年度の事業方針が発表されるとともに、前年度の業績優秀者の表彰を行う場合が多いようです。
上場企業の場合、証券会社が開催する合同説明会に参加し、株主に対して自社製品や今後の事業計画、事業方針をアピールします。

従業員向けに開催される場合、景品、記念品を配ることはほとんどありません。株主に対する説明会の場合は、価格の高くない景品、例えば500円程度のQUOカードや社名入りのボールペンなどが一般的です。自社製品で文具などがある場合は、それらを景品として配る場合もあります。

従業員向けの説明会で、前年度の業績に貢献した部門やチーム、個人に対して表彰を行う場合、規模の大きな会社などでは、例えば社長賞として高額な商品（例えば海外旅行券やカタログギフト）や現金、金額的には30万円~50万円を副賞として贈るところもあります。一般的な業績表彰の副賞として現金を贈る場合、個人には5万円から10万円、チームや部門の場合は、人数×1万円が贈られることが多いです。現金の贈呈は1人50万円以下であれば福利厚生費ですが、50万円を超えると課税の対象になり、源泉徴収（注1）の対象になります。その場合、年末に確定申告（注2）する必要があります。また旅行券の場合は、4泊5日程度が福利厚生費とされています。会計処理としては継続性が求められますので、業績の良い年だけ業績表彰の金額を高くするといったことは避け、報奨制度（注3）に則って一定のルールの下、賞品や金額を決めることが大切です。
課税と非課税を判断する原則は存在するものの、適用はケースバイケースであり、判断が難しいのが実情です。

社内表彰は目上の人間から目下の人間に行われることがほとんどです。そのため、表彰記念品ののしの表書としては「寸志」が一般的です。金額が高い場合もありますので「業績表彰副賞」「副賞」でも良いとされます。その際の水引は、赤白「花結」が適切だとされています。

（注1）源泉徴収：年間の所得にかかる所得税を事業者が給与や支払いからあらかじめ差し引くこと。
（注2）確定申告：納税義務者がその年の実績に基づいて、所得金額やそれに伴う税額などを計算して申告納付すること。
（注3）報奨制度：会社が報奨金を出すなどして、従業員のやる気を引き出し、営業や業務効率を高める動機付けのために行う制度の1つ。